Бизнесы в современном цифровом мире вынуждены меняться и становиться более технологичными. Но открытыми остаются вопросы о том, какие именно инструменты будут актуальными, и оправдают себя в условиях меняющейся экономики, при других угрозах.
Зачем бизнесу планирование?
Сейчас в управлении бизнесом возникает потребность в принятии быстрых ситуативных решений. Изменчивость рынка требует оперативной реакции и смены курса при тех или иных обстоятельствах. Как принимать такие решения правильно? Чем руководствоваться? Как отойти от потребности «тушения пожаров» и сконцентрироваться на достижении стратегических целей компании?
Чтобы оставаться в русле выбранной стратегии развития даже в условиях кардинальных изменений на рынке, компаниям необходимо иметь возможность управлять планированием в реальном времени.
В структуре планирования особое место занимает прогнозирование и измерение спроса. Это позволяет бизнесу соответствовать ожиданиям клиентов и получить конкурентное преимущество. Планирование спроса способствует повышению прогнозируемости бизнеса и дает возможность уменьшить нагрузку на ТОП-менеджеров в ходе принятия ими управленческих решений.
Планирование на предприятиях: в чем проблемы?
Совокупность проблем можно условно разделить на две группы. Во-первых, это проблемы в самом подходе к планированию спроса. Во-вторых, несоответствие технического (программного) обеспечения требованиям времени.
Проблемы в подходе
Во многих компаниях каждое подразделение готовит свою уникальную версию плана развития компании и видение целей. Например, такие планы отдельно готовятся отделами продаж, маркетинга, логистики, финансов. Причем документы имеют разный формат, структуру и степень детализации. Часто амбиции и цифры в этих планах не сходятся.
Бизнесу необходимо интегрированное планирование в единой информационной базе, где подразделения взаимодействуют между собой. К примеру, отдел продаж готовит план в разрезе каналов сбыта, отдел маркетинга – в разрезе ассортимента, включая новинки. То есть каждый участник процесса имеет четко определенную роль, задачи, сроки их выполнения и KPI для контроля качества результатов.
Проблемы в программном обеспечении
Процесс планирования осуществляется в электронных таблицах MS Excel, что не позволяет выстраивать продвинутые математические модели. Многие операции осуществляется вручную, что делает весьма значительной вероятность ошибок и неточностей, связанных с «человеческим фактором».
При этом за основу берется экспертность самих сотрудников. Серьезная проблема такого планирования – короткий горизонт. Просматривать подробно данные дальше, чем на 3 месяца часто нет возможности.
MS Excel как вычислительная платформа не позволяет осуществлять дезагрегацию данных, архивировать, а затем повторно использовать прошлые сессии прогнозирования, создавать сценарии и версии, автоматически формировать отчетность в различных разрезах.
С учетом указанных проблем прогнозирование не является достаточно точным и информативным, чтобы быть надежным фундаментом для принятия эффективных управленческих решений.
Наш цикл производства и закупок довольно длинный, и он может составлять до полугода. Обычно мы формировали бюджет на год, а потом только уточняли наши планы. И, как правило, мы не смотрели дальше, чем на три месяца вперед. Планы производства формировались в системе автоматически, но на этом планирование по цепочке поставок заканчивалось. По сути, для того, чтобы оценить, что нам стоит этот план с точки зрения финансов, нам приходилось обращаться в Excel.
Дмитрий Шапкин, директор по контроллингу и планирования «Фармак».
Компания “Фармак” находится на этапе внедрения модуля SAP IBP for S & OP, модуль запущен в 2020 году.
Повышение точности планирования: пути и значение для бизнеса
Что нужно для создания качественного и максимально точного прогноза спроса? Прежде всего – документированные предположения. То есть необходимо четко знать, что стоит за той или иной цифрой в плане. Следует понимать, почему в плане стоит именно такая цифра, как она может измениться под влиянием тех или иных рыночных факторов.
Откуда получить документированные предположения? Возможен только один ответ – с единой интегрированной базы данных компании. Чтобы получить полную картину относительно спроса на продукт или бренд, необходимо собрать и проанализировать информацию со всех подразделений и всех каналов. Более того – следует понимать взаимосвязь между различными источниками информации.
Подобные задачи можно решить только путем внедрения специализированной IT-платформы планирования спроса. При этом использование подобного решения не требует от сотрудников высокого уровня математических и технических знаний. Система сама выстраивает сложные математические модели. А пользователь получает только обработанные данные в готовом виде.
SAP IBP: решения, опережающие изменения
IBP (Integrated Business Planning) – это инструмент планирования на стратегическом, тактическом и операционном уровнях.
Интеграционное бизнес-планирование позволяет
- сократить время на сбор и проверку данных, а в результате – повысить эффективность планирования добавленной стоимости;
- предусматривать риски, избежать неожиданных расходов;
- использовать единый источник данных, из которого формируется общий план, интегрированный между всеми подразделениями;
- организовывать взаимодействие между этими подразделениями в режиме реального времени;
- получать актуальную информацию и рекомендации, помогающие управлять бизнесом.
Методология бизнес-планирования SAP IBP заключается в интеграции всех планов компании в один общий план, позволяющий достичь стратегических целей.
Причем этот план актуален не только на момент утверждения бюджета, а в любой момент. Очень важно всегда иметь возможность видеть отклонения от стратегии, чтобы вовремя их компенсировать. Платформа SAP IBP предусматривает возможность вносить необходимые корректировки в режиме реального времени. При этом автоматически вносятся изменения во все другие взаимосвязанные элементы системы. Пользователь всегда видит актуальные, откорректированные данные.
В системе SAP IBP доступны такие горизонты прогнозирования:
- Долгосрочный прогноз: важен на стратегическом уровне; горизонт – 1 -3 года.
- Среднесрочный прогноз: позволяет конкретизировать цели, управлять ресурсами; горизонт – до 18 месяцев.
- Краткосрочный прогноз: имеет значение для операционного планирования; горизонт – до 16-18 недель.
SAP IBP для планирования спроса
SAP IBP for Demand – один из ключевых модулей SAP IBP, обеспечивающий полноценный инструментарий для кратко-, средне- и долгосрочного прогнозирования спроса с полной прозрачностью и точностью.
Для удобства пользователям предлагается привычный интерфейс Microsoft Excel. Однако вычисления происходят в облаке. Речь идет об обработке огромных объемов данных со значительной детализацией на уровне склада/ канала/ товарной единицы. Применение надежных статистических алгоритмов, включая машинное обучение, позволяет создавать высокоточный план спроса с моделированием сценариев “если, то”. При каждом поступлении оперативной информации прогноз корректируется.
Графическое представление результатов
В функционале модуля SAP IBP for Demand:
- прогнозирование на основе исторических данных с разным количеством предустановленных моделей и возможностью разработки собственных;
- факторный анализ – выявление факторов влияния, их оценка и учет при построении прогнозов (например, сезонные колебания спроса, влияние трендов, промо-кампаний);
- хранение и обработка данных планирования в многомерном массиве, принятие во внимание воздействия каждого разреза (регион, клиенты, продукты и т.п.) при утверждении финального плана.
SAP IBP для продаж и операционного планирования
SAP IBP for S&OP (Sales and Operations Planning) – это модуль подготовки согласованного плана продаж и операций на основе прогноза спроса. Такой план объединяет различные подразделения, формирует баланс прибыли, уровень запасов и качество сервиса. Данные, поступающие от различных подразделений, становятся основой для создания различных сценариев планирования и выбора наиболее прибыльного варианта.
В функционале модуля SAP IBP for S&OP:
- получение данных от всех подразделений (сбыт, маркетинг, производство, закупки, логистика, финансы);
- ситуативное онлайн-моделирование с возможностью рассчитывать, анализировать и сохранять различные сценарии и версии, как исходных данных, так и результатов планирования;
- сравнения планов между собой и с планами по другим системам – финансовым и стратегическим планированием, принятым годовым бюджетом.
«SAP IBP – это решение, в основе которого лежит методология интегрированного бизнес-планирования/ S&OP-процесса. Наша компания получила готовую ИТ-платформу для поддержки бизнес-процессов планирования цепочки поставок».
Дмитрий Шапкин, директор по контроллингу и планированию «Фармак»
Выводы
Внедрение SAP IBP позволяет более чем в 20 раз увеличить детализацию данных при планировании спроса. Сотрудник может видеть и анализировать результаты того или иного сценария или решения, а это способствует достижению максимально возможного результата для компании.
Использование SAP IBP позволяет:
- Повысить прибыль путем оптимизации принятия управленческих решений и загрузки мощностей – 2-3%.
- Снизить расходы на транспортировку, обработку, хранение, дистрибуцию продукции – до 15%.
- Уменьшить себестоимость отгруженной продукции – 2-3%.
- Сократить запасы – до 20%.
- Повысить уровень сервиса – до 50%.
Исходя из нынешних требований к организации и развитию бизнеса, планирование спроса при поддержке искусственного интеллекта – это необходимое средство сокращения затрат при одновременном повышении уровня сервиса. Откладывая внедрение подобной IT-платформы, владелец бизнеса лишает себя возможности сделать свое дело более управляемым и более прибыльным.
