Benoy

Дослідження Hays свідчить, що 63% компаній залучає віддалених співробітників. Досвід наших партнерів з HR-консалтингу, компанії FORMATTA, підтверджує статистику: під час автоматизації HR-процесів та впровадження SAP SuccessFactors, вони часто залучають IT-фахівців та керують віддаленими IT-командами.

Ефективність роботи з віддаленими працівниками напряму залежить від добре налагодженої комунікації. Ділимося практичними методами системного архітектора FORMATTA Германа Коренблюма з організації обговорень з такою командою.

Проводьте перші зустрічі офлайн

Завдання першої зустрічі – знайомство команди та презентація проєкту. Керівник описує задачі та роль кожного співробітника. Це допоможе побачити команду «вживу» і зробити висновки, хто як сприймає інформацію. Перша зустріч – це не тільки початок проєкту, але і заснування команди: люди знайомляться і відмічають, який стиль спілкування обирають колеги.

Чітко фіксуйте канали комунікації, їх функції та швидкість відповіді

Засіб зв’язку	Для якої ситуації	Швидкість реагування	Чи домовляємося заздалегідь
Електронна пошта	Офіційне листування, листування з клієнтом.	Протягом доби. Якщо відповідь потрібна швидше – вказуємо це в листі.	Ні.
Телефон	Екстрений зв’язок.	–	У робочі години – ні, в інший час домовляємося про дзвінок у SMS.
Месенджер	Оперативні питання.	10 хвилин.	Ні.
Відеодзвінок	Оперативні питання.	–	Так, у месенджері.

Але й у процесі роботи можливі зміни: наприклад, коли в ході проєкту команді потрібно скоротити час реагування на повідомлення в месенджері з 10 до 5 хвилин.

Фіксуйте домовленості письмово

Це допомагає не випустити з уваги нічого важливого і швидко зорієнтуватися у робочому процесі. Рішення, плани і поточні завдання легше освіжити у пам’яті, коли вони записані. Складайте протокол після кожного командного обговорення – не для у бюрократичних цілях, а щоб повернутися до нього у спірних ситуаціях чи якщо щось забули. Форма неважлива, головне, щоб він відповідав на такі запитання:

• коли відбулося обговорення;

• хто брав участь;

• які питання обговорювалися;

• які рішення прийняли;

• які завдання і кому поставили;

• які питання залишилися відкритими.

У кожного каналу комунікації – своя функція

Наприклад, співробітник під час скайп-дзвінка поставив у чаті питання й отримав відповідь. Почалося листування. Якщо ви домовлялися, що значущою інформацією обмінюєтеся тільки в месенджері, встигніть сказати «стоп». Інакше дані можуть загубитися в чатах і вікнах. Інформацію знайти простіше, якщо точно знати, де шукати.

Кожен доступний у свій час

Тут теж знадобиться табличка. Члени команди повинні знати часи роботи кожного співробітника, і коли до нього можна звернутися. Це допомагає спланувати спільні зустрічі й обговорення і зрозуміти, коли до колеги можна звернутися з приводу робочої задачі.

Два чати в месенджері краще, ніж один

Очевидно необхідна загальна кімната для всієї команди. Там відбувається основне обговорення і вирішуються оперативні робочі питання, а приєднатися до дискусії може кожен співробітник. Але у керівника повинен бути окремий майданчик для озвучення рішень й оголошень. В цьому “односторонньому” чаті керівник може написати “В суботу зустрічаємося в офісі в 11:00” – і команда не пропустить важливе повідомлення серед гігабайтів обговорень.

Користуйтеся інструментами для управління завданнями

Таск-менеджери допомагають членам команди орієнтуватися, коли і які завдання вони отримали, які гальмують роботу і хто за них відповідає. Керівнику такі програми допомагають стежити за статусом задач. Після кожного командного обговорення переносьте в програму всі завдання з протоколу, призначаючи відповідальних і терміни.

Ще до початку проєкту протестуйте кілька таких програм, щоб вибрати найзручнішу – Jira, Basecamp, Wrike, Asana, Trello чи інші. Мені, наприклад, подобається Notion. Це не просто трекер завдань, вона влаштована за принципом вікі-системи як база знань. Тобто не просто фіксує завдання, але зберігає в одному місці весь контент по продуктам. Найвідоміша програма з категорії вікі-систем і одна з найдорожчих – Confluence від розробників Jira.

Отже, завдання керівника віддаленої команди – стежити, щоб всі домовленості щодо каналів і засобів комунікації дотримувалися. Проте якщо в процесі роботи з’ясовується, що якесь правило не працює або працює погано, не бійтеся його змінити. Головне – узгодити зміни з усіма колегами. І, звісно, зафіксувати.